Hast du manchmal das Gefühl, dass dein Unternehmen eine Art Blackbox ist? Bist du unsicher, wie du Entscheidungen treffen sollst, die dein Unternehmen voranbringen? Dann könnte Business Intelligence (BI) ein Teil der Antwort sein. Daten zu analysieren und zu interpretieren mag zunächst einschüchternd klingen. Mit den richtigen Tools und Techniken ist es jedoch einfacher als du denkst und hilft dir, Entscheidungen auf der Grundlage von Fakten und Erkenntnissen zu treffen und ein datengesteuertes Management zu ermöglichen.

Business Intelligence hilft Unternehmen, bessere Entscheidungen zu treffen, indem sie Einblicke in ihre Abläufe und Leistungen gewährt. Durch die Nutzung von BI-Einsichten können sich vor allem auch kleine und mittlere Unternehmen auf den heutigen wettbewerbsintensiven Märkten einen Vorteil gegenüber ihren Konkurrenten verschaffen. Mit dem Zugang zu Echtzeitinformationen über das Kundenverhalten, Verkaufstrends und andere wichtige Kennzahlen können Unternehmen auch in schwierigen Zeiten innovativ bleiben und die Nase vorn haben. Datengetriebene Entscheidungen sind nicht mehr nur etwas für große Unternehmen – sie werden auch für kleine Unternehmen immer wichtiger, wenn sie in diesem digitalen Zeitalter überleben wollen.

Wir schauen uns also an, warum BI für KMU so wichtig ist und wie man einfach loslegen kann!

Business Intelligence für KMUs verstehen

In diesem Abschnitt erfährst du mehr über Business Intelligence (BI), vor allem im Zusammenhang mit kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), die nur über begrenzte Ressourcen verfügen und bei denen der Bedarf an schnellen und praktischen Lösungen höher ist. Doch zunächst beginnen wir mit einer kleinen Einführung in das Thema:

Definition und Erläuterung von Business Intelligence

Business Intelligence (BI) ist eine Reihe von Datenanalysetechniken, die dazu dienen, die Entscheidungsfindung in Unternehmen zu verbessern. Dazu gehört das Sammeln, Organisieren und Analysieren von Daten aus verschiedenen Quellen wie Kunden, Lieferanten, Wettbewerbern und internen Abläufen.

Artikel: Business Intelligence (BI) vs. Business Analytics (BA) – Den Unterschied verstehen

BI nutzt prädiktive Analysen, um Erkenntnisse über das Kaufverhalten der Kunden, Markttrends und andere wichtige Leistungsindikatoren zu gewinnen. Dies hilft Unternehmen, fundierte Entscheidungen über Preisstrategien, Werbekampagnen und Marketingtaktiken zu treffen und gleichzeitig sicherzustellen, dass sie die Bedürfnisse ihrer Kunden erfüllen. Außerdem können sie potenzielle Risiken oder Chancen, die sich in ihrer Branche oder auf ihrem Markt ergeben könnten, vorhersehen, bevor sie eintreten. Ziel ist es, den Unternehmen einen Vorsprung vor der Konkurrenz zu verschaffen, indem sie agiler und reaktionsschneller sind als diese.

Das Potenzial von Business Intelligence geht weit über die Analyse vergangener Leistungen hinaus; es kann auch für die Vorhersage künftiger Trends genutzt werden. BI-Technologien ermöglichen es KMU, zukunftsorientierte Entscheidungen auf der Grundlage von Echtzeit-Datenanalysen zu treffen, anstatt sich auf veraltete Annahmen oder Vermutungen über die Zukunft (das „Bauchgefühl“) zu verlassen.

BI ermöglicht es Unternehmen, die betriebliche Effizienz zu steigern, indem sie Prozesse durch Automatisierung optimieren und die Arbeitsabläufe abteilungsübergreifend rationalisieren, weil sie besser verstehen, was in einem Unternehmen passiert. Mit der verbesserten Sichtbarkeit von Betriebskosten und Engpässen in bestehenden Systemen kann jedes KMU Bereiche identifizieren, in denen Verbesserungen vorgenommen werden sollten – was insgesamt zu einer höheren Effizienz und im Laufe der Zeit auch zu Kosteneinsparungen führt.

7 Wege, wie KMU von Business Intelligence profitieren können

Durch den Einsatz von Business Intelligence-Lösungen erhalten kleine Unternehmen ein leistungsfähiges Instrument, das ihnen hilft, Einblicke in ihre Abläufe zu gewinnen und wichtige Entscheidungen auf der Grundlage von Fakten statt auf der Basis von Bauchgefühlen oder Vermutungen zu treffen. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile, die der Einsatz von BI mit sich bringt:

1. Verbesserte Entscheidungsfindung: Durch den Zugang zu Echtzeitinformationen über das Kundenverhalten, Verkaufstrends und andere wichtige Kennzahlen können Unternehmen schneller als je zuvor klügere Entscheidungen treffen, ohne das Risiko von Fehlern aufgrund veralteter Annahmen oder unzureichender Datenpunkte.
2. Mehr „Vertrauen“ bei der Entscheidungsfindung: BI-Lösungen geben Unternehmen mehr Sicherheit bei ihren Entscheidungen, da sie eine zusätzliche Analyseebene bieten, mit deren Hilfe die Richtigkeit jeder Schlussfolgerung überprüft werden kann.
3. Gesteigerte Rentabilität: Durch den Zugang zu genauen Daten über Verkaufstrends, Preisstrategien und Werbekampagnen sind KMU in der Lage, fundiertere Entscheidungen zu treffen, die letztendlich zu einer höheren Rentabilität führen.
4. Gesteigerte Effizienz: Die Automatisierung von Aufgaben wie der Erstellung von Berichten und Finanzprognosen kann den Zeitaufwand für alltägliche Tätigkeiten drastisch reduzieren und Ressourcen für wichtigere Projekte freisetzen;
5. Kosteneinsparungen: Durch die Identifizierung von Bereichen, in denen Verbesserungen an bestehenden Systemen vorgenommen werden müssen, wie z.B. die Reduzierung von Verschwendung oder die Beseitigung von Redundanzen in Prozessen, können erhebliche Kosteneinsparungen erzielt werden;
6. Gesteigerte Wettbewerbsfähigkeit: Wenn Unternehmen in der Lage sind, Marktverschiebungen oder Veränderungen im Kundenverhalten vorherzusehen, haben sie einen Vorsprung vor ihren Konkurrenten, die vielleicht noch keinen Zugang zu solchen Erkenntnissen haben;
7. Höhere Kundenzufriedenheit: Wenn du weißt, was deine Kunden wollen, noch bevor sie es tun, kannst du sicherstellen, dass deine Angebote immer relevant sind – das erhöht die Loyalität bestehender Kunden und zieht gleichzeitig neue an;

Aktueller Stand der Einführung von Business Intelligence in KMU und ihr Potenzial

Trotz der oben erwähnten potenziellen Vorteile ist die Akzeptanz von Business Intelligence in kleinen Unternehmen im Vergleich zu großen Unternehmen, die diese Tools bereits seit vielen Jahren einsetzen, noch relativ gering. Das liegt vor allem am mangelnden technischen Know-how und an den Kosten, die mit dem Einsatz von BI-Lösungen verbunden sind, wie z. B. Softwarelizenzen und Hardwareinvestitionen.

Dennoch lässt sich nicht leugnen, dass BI ein enormes Potenzial bietet, vor allem wenn es darum geht, kleinere Unternehmen dabei zu unterstützen, die Kundenpräferenzen besser zu verstehen, was letztendlich zu höheren Umsätzen und Gewinnen führen und die Bilanz vieler kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU) verbessern würde.

Glücklicherweise gibt es heute mehrere kostengünstige Optionen für KMU-Unternehmer, die mit grundlegenden BI-Funktionen beginnen wollen, so dass es sich lohnt, zu untersuchen, was helfen könnte! In den letzten Jahren sind Hunderte und Tausendeo kleinerer BI-Plattformen und Analytics-Start-ups aufgetaucht, die BI-Analysen für einen Bruchteil des Preises anbieten. Aber auch fortschrittlichere Lösungen wie MoreThanDigital Insights wurden verfügbar. (Kostenlos für ALLE)

Erste Schritte mit Business Intelligence (BI)

Es gibt einige Schritte zu beachten, wenn du dich mit Business Intelligence für KMU vertraut machen willst:

1. Definition der strategischen Vision: Der erste Schritt für jedes KMU, das mit Business Intelligence beginnen möchte, besteht darin, eine klare Vision zu definieren, was das Unternehmen damit erreichen will. Dazu gehört es, die Hauptziele des Unternehmens zu bestimmen, z.B. ob es seinen Umsatz steigern oder seine Kosten senken will, die profitabelsten Bereiche seiner Geschäftstätigkeit zu identifizieren und die Bereiche zu bestimmen, in denen eine verbesserte datengetriebene Entscheidungsfindung zu den größten Gewinnen führen könnte.
2. Datenerfassung und -analyse: Der nächste Schritt besteht darin, relevante Datenpunkte aus verschiedenen Quellen zu sammeln und zu analysieren, z. B. aus Kundenbefragungen, Jahresabschlüssen, Verkaufsunterlagen usw. Ziel ist es, Muster im Kundenverhalten zu erkennen, die als Grundlage für künftige Entscheidungen dienen können, und Erkenntnisse darüber zu gewinnen, wie der Betrieb am besten optimiert werden kann, um maximale Wirkung zu erzielen. Unternehmen, die mit BI-Lösungen beginnen, müssen unbedingt darauf achten, dass ihre Strategie zur Datenerfassung allen relevanten Gesetzen und Vorschriften (z. B. GDPR) entspricht und dass sie über ausreichende Speicherkapazitäten verfügen, damit der Speicherplatz nicht zu schnell erschöpft ist.
3. Geeignete Technologie und Infrastruktur auswählen: Sobald ein Unternehmen seine Ziele festgelegt und genügend Datenpunkte gesammelt hat, ist es an der Zeit, die geeignete Technologie und Infrastruktur für die erfolgreiche Umsetzung der BI-Lösung festzulegen. Dazu gehört die Auswahl von Softwareanwendungen (z. B. Business Intelligence-Plattformen wie Tableau, QlikView oder umfassendere externe Plattformen wie MoreThanDigital Insights) sowie von Hardwarekomponenten (z. B. Server, Speichersysteme usw.), je nach Größe der Anforderungen des Unternehmens und des Budgetrahmens.
4. Schulung der Mitarbeiter/innen und Sicherstellung einer ordnungsgemäßen „Wartung“: Wenn die entsprechende Technologie vorhanden ist, sollten sich die Unternehmen darauf konzentrieren, ihre Mitarbeiter/innen im richtigen Umgang mit diesen neuen Tools zu schulen und die Systeme regelmäßig zu warten, indem sie sie mit Sicherheits-Patches und anderen Updates auf dem neuesten Stand halten. Ein spezielles Team, das sich um die Überwachung möglicher Probleme oder Störungen im Zusammenhang mit diesen Lösungen kümmert, würde außerdem dazu beitragen, potenzielle Risiken im Laufe der Zeit zu verringern – was angesichts der sich ständig weiterentwickelnden IT-Infrastrukturen heutzutage besonders wichtig ist.
5. Regelmäßige Leistungsüberwachung und -bewertung: Schließlich sollten Unternehmen die Leistung ihrer BI-Lösungen regelmäßig überwachen und auswerten, um sicherzustellen, dass sie mit ihren ursprünglichen Zielen übereinstimmen und die Investitionsrendite jederzeit maximiert wird. Dies kann durch die regelmäßige Analyse von Kennzahlen wie der Nutzungsrate (pro Nutzer/Plattform), der allgemeinen Systemleistung/Geschwindigkeit/Genauigkeit usw. geschehen. Im Idealfall handelt es sich dabei um einen automatisierten Prozess, der den Spielraum für menschliche Fehler minimiert und gleichzeitig die Effektivität dieses Prozesses im Laufe der Zeit gewährleistet!

Messung der Auswirkungen von Business Intelligence

Ohne die Dinge zu kompliziert zu machen, sollten KMU regelmäßig die Auswirkungen von BI auf ihr Geschäft messen. Das hängt ganz von den gesetzten Zielen ab (wie wir bereits besprochen haben), aber auch von den Zielen, die du hast.

Überprüft und bewertet regelmäßig die Ergebnisse eurer BI-Investitionen! Hier sind einige Beispielfragen, die du dir dabei stellen kannst:

• Spart ihr Kosten?
• Nutzt du es regelmäßig?
• Ist es Teil eurer Teambesprechungen?
• Habt ihr verbesserungswürdige Bereiche identifiziert?
• Was muss sich ändern, um bessere Erkenntnisse zu gewinnen?
• Sind wir mit den Ergebnissen zufrieden?
• Brauchen wir andere Analysemethoden?
• Welches sind die meistgenutzten/wichtigsten Kennzahlen?
• usw.

Das Problem der „Unternehmenskultur“

Die Unternehmenskultur ist ein wesentlicher Faktor für den Erfolg eines jeden Unternehmens, und es ist schwierig, eine datengesteuerte Unternehmenskultur zu schaffen. Es erfordert, dass du die Bedürfnisse deines Teams verstehst, dir klare Ziele setzt und die Fortschritte bei der Erreichung dieser Ziele anhand von Daten misst. Außerdem musst du dich bei Bedarf anpassen, wenn neue Informationen oder Trends auftauchen. Der Aufbau einer florierenden datengesteuerten Unternehmenskultur erfordert Zeit und Mühe, zahlt sich aber letztendlich durch eine verbesserte Leistung und bessere/präzisere Entscheidungen aus.

Hier findest du einen ausführlichen Artikel über die Einführung einer datengesteuerten Unternehmenskultur in deinem KMU: Datengetriebene Kultur in 13 Schritten – Aufbau einer Kultur für Daten und Analytik

Fazit

Business Intelligence ist ein leistungsfähiges Instrument/Konzept für kleine und mittlere Unternehmen, nicht nur für große Konzerne. Es kann dabei helfen, Entscheidungen zu treffen und Erkenntnisse darüber zu gewinnen, wie man die Abläufe am besten optimiert, um maximale Wirkung zu erzielen.

Der Einstieg in Business Inteligence (BI) muss nicht überwältigend sein – beginne damit, deine Ziele zu identifizieren, Datenpunkte zu sammeln, die geeignete Technologie und Infrastruktur auszuwählen, die für eine erfolgreiche Implementierung deiner Lösung erforderlich ist, die Mitarbeiter/innen im richtigen Umgang mit diesen neuen Werkzeugen zu schulen und auch für eine regelmäßige Wartung zu sorgen.

Miss den Erfolg anhand von Leistungsindikatoren (KPIs), wie z. B. Nutzerinteraktionsraten (pro Nutzer/Plattform), Einnahmen, Kosten, Konversionsraten und anderen Kennzahlen, die du für wichtig hältst, und bewerte regelmäßig die Fortschritte bei der Erreichung der ursprünglichen Ziele und passe sie entsprechend an. Versuche nicht, zu viel auf einmal zu tun oder dich zu überfordern, sondern baue die Ressourcen langsam auf, damit du die Leistung von Business Intelligence nachhaltig nutzen kannst.

Lösungen wie MorethanDigital Insights sind der perfekte Einstieg und helfen dir, das Beste aus datengetriebener Entscheidungsfindung und strategischer Planung herauszuholen oder das datengetriebene Management zu vereinfachen.

Probiere es noch heute aus und sieh, wie einfach es mit unserer Insights-Plattform sein kann.