A gestão orientada por dados (DDM) é a tendência de tomar decisões baseadas em dados e não em intuição ou adivinhação. Tem sido amplamente adoptada nos últimos anos porque oferece várias vantagens em relação a outros métodos. Para um deles, proporciona uma base muito melhor para a tomada de decisões. Com dados precisos para os apoiar, os gestores podem estar mais confiantes de que as suas escolhas conduzirão ao resultado desejado. Além disso, a tomada de decisões baseada em dados permite decisões mais rápidas, uma vez que a informação pode ser processada e analisada rapidamente. Isto é especialmente importante no actual mundo empresarial de ritmo acelerado, onde o tempo é muitas vezes essencial

Este guia é uma introdução à gestão orientada por dados para permitir aos decisores fazer escolhas mais informadas e evitar erros dispendiosos que podem prejudicar os resultados da sua empresa.

A nossa Publicação em MoreThanDigital como referência adicional: Data-Driven Decision-Making: Making Smarter Business Decisions Using Data

O que é a Gestão Orientada por Dados (DDM)?

A gestão orientada por dados (Data-Driven Management, DDM) é um processo de tomada de decisão que se baseia em dados e análises para tomar decisões informadas. O DDM é também conhecido como gestão baseada em provas, tomada de decisões baseada em dados, ou apoio à tomada de decisões com base em dados.

O objectivo do DDM é utilizar dados para ajudar os gestores a tomar melhores decisões. Este apoio aos gestores pode ser feito através da análise de dados passados para identificar tendências e padrões, visualizando estes resultados para os tornar facilmente compreensíveis, ou fornecendo dados em tempo real para a tomada de decisões imediatas.

O Data-Driven Management (DDM) baseia-se em três elementos e passos fundamentais:

1. Dados: Isto inclui toda a informação recolhida e analisada como parte do processo DDM. Consultar “Business Analytics (BI)“.
2. Analítica: Isto está a transformar dados em valiosos insights, incluindo a visualização de dados. KPIs adicionais podem ser definidos para ver o progresso ao longo do tempo.
3. Tomada de decisões: A tomada de decisões é o último passo da utilização de dados e análises para tomar decisões informadas.

A tomada de decisões com base em dados (Data-driven decision-making) tem-se tornado cada vez mais popular nos últimos anos, à medida que as organizações se têm tornado mais eficientes em termos de dados e as ferramentas analíticas se têm tornado mais acessíveis.

O Data-Driven Management (DDM) não é uma bala de prata, e tem algumas limitações. Por exemplo, o DDM só pode ser tão bom quanto os dados disponíveis. Se a informação for incompleta ou de má qualidade, então as decisões serão também de má qualidade.

O DDM é também limitado pela capacidade das ferramentas analíticas de transformar os dados em insights. Se as ferramentas analíticas não estiverem à altura da tarefa, então os decisores não serão capazes de utilizar plenamente os dados disponíveis.

Finalmente, o DDM requer a adesão dos decisores. Se os decisores não estiverem dispostos a utilizar dados e análises para informar as suas decisões, então o DDM não terá êxito.

Como podem os dados ser utilizados para tomar melhores decisões?

A tomada de decisões baseada em dados ajuda as empresas a melhorar o seu desempenho, utilizando dados para informar e melhorar as suas decisões. O primeiro passo neste processo é a identificação do problema ou oportunidade que se pretende resolver. Uma vez identificado o problema, é necessário recolher dados que o ajudem a compreender o problema e a encontrar uma solução. Estes dados podem provir de várias fontes, incluindo inquéritos a clientes, estudos de mercado, relatórios financeiros, etc. Uma vez recolhidos os dados, é necessário analisá-los para encontrar tendências e padrões – também chamados Business Analytics (BA). Esta análise irá ajudá-lo a identificar a causa raiz do problema e a encontrar a melhor solução. Finalmente, é necessário implementar a solução e rastrear os resultados para ver se é eficaz.

O DDM pode ser utilizado numa variedade de diferentes contextos de tomada de decisão, como por exemplo:

• Decisões estratégicas: Quais os mercados a entrar, quais os modelos de negócio a prosseguir, planeamento estratégico global, etc.
• Decisões operacionais: Quais os fornecedores a utilizar, como atribuir recursos, etc.
• Decisões de marketing: Quais os produtos a promover, onde dar despesas de marketing, etc.
• Decisões de vendas: O que leva a um acompanhamento, que desconto oferecer, etc.
• Decisões de desenvolvimento de produtos: Quais as características a construir, quais os produtos a matar, etc.

Quais são as vantagens de utilizar a Gestão Orientada por Dados?

Dados, análises e insights estão a ajudar de várias formas a apoiar a gestão e os funcionários para melhores decisões orientadas para os dados.

Alguns dos principais benefícios incluem:

1. Melhoria da tomada de decisões: A gestão orientada por dados (Data-Driven Management, DDM) ajuda as empresas a tomar melhores decisões, confiando em dados e análises para informar as suas decisões. Esta abordagem baseada em dados pode ajudar as empresas a melhorar o seu desempenho, tomando decisões mais informadas e evitando erros dispendiosos causados por enviesamentos ou sentimentos intestinais errados.
2. Melhoria das operações: A tomada de decisões com base em dados pode ajudar as organizações a melhorar as suas operações, ajudando a identificar ineficiências e a optimizar os seus processos.
3. Redução do risco: A tomada de decisões com base em dados pode ajudar as empresas a reduzir os seus riscos, identificando e evitando potenciais riscos.
4. Melhoria da satisfação do cliente: A tomada de decisões com base em dados pode ajudar as empresas a melhorar a satisfação dos seus clientes, ajudando-as a compreender melhor os seus clientes e a tomar decisões que estejam de acordo com as necessidades e preferências dos clientes.
5. Aumento da eficiência: A tomada de decisões com base em dados pode ajudar as organizações a tornarem-se mais eficientes, ajudando-as a fazer melhor uso dos recursos e a eliminar partes desnecessárias.
6. Redução dos custos de decisão: A tomada de decisões com base em dados pode ajudar as empresas a evitar os custos da tomada de decisões erradas. Esta redução inclui os custos directos do próprio erro e os custos indirectos da perda de produtividade, clientes, ou mesmo falência.

Como se pode começar com a Gestão Orientada por Dados?

Se estiver interessado em utilizar o Data-Driven Management (DDM) para melhorar o seu negócio, há algumas coisas que pode fazer para começar:

• Educa-te a ti próprio e à tua equipa: O primeiro passo é aprender mais sobre o DDM e como este pode ser utilizado para melhorar o seu negócio. Pode fazê-lo lendo artigos, participando em workshops, ou frequentando cursos on-line. Uma vez que compreenda o DDM, precisa de educar a sua equipa, para que todos estejam na mesma página.
• Estabeleça objectivos claros: O passo seguinte é estabelecer objectivos claros para a sua iniciativa DDM. O que está a tentar alcançar? Que problema está a tentar resolver? Uma vez que tenha um objectivo claro, pode começar a recolher dados e a tomar decisões.
• Identifique os primeiros passos – não faça muito: Uma vez que tenha um objectivo em mente, é essencial identificar os primeiros passos que precisa de dar para começar. Tentar fazer demasiado ao mesmo tempo pode ser avassalador e levar à paralisia por análise. Por isso, comece pequeno e construa gradualmente as suas capacidades de DDM ao longo do tempo.
• Reúna dados relevantes: O passo seguinte é recolher dados que o ajudarão a compreender os seus clientes e a tomar melhores decisões. Estes dados podem provir de várias fontes, incluindo inquéritos a clientes, estudos de mercado, relatórios financeiros, etc.
• Limpe os seus dados: Depois de os ter recolhido, precisa de os limpar para ser preciso e fiável. Esta limpeza inclui a remoção de dados duplicados, padronização de formatos de dados, e mais.-
• Analisar os dados: Uma vez recolhidos os dados, é necessário encontrar tendências e padrões. Esta análise ajudá-lo-á a identificar a causa raiz do problema e a encontrar a melhor solução.
• Tomar decisões de gestão orientadas para os dados: Depois de ter analisado os dados e de ter encontrado as percepções sobre as quais pode agir, precisa de tomar decisões e implementá-las. Isto pode envolver a mudança dos seus processos, formação da sua equipa, expansão para novos mercados, ou investimento em nova tecnologia.
• Acompanhe os resultados: Finalmente, precisa de acompanhar os resultados da sua implementação do DDM para ver se é eficaz. Pode medir indicadores chave de desempenho (KPIs) tais como satisfação do cliente, vendas, ou rentabilidade. Poderá ter de ajustar a sua abordagem caso não veja os resultados desejados.
• Construa uma cultura orientada pelos dados: Integrar uma cultura orientada por dados no ADN da sua organização para utilizar dados para a tomada de decisões. Deve tornar-se normal comunicar decisões com o apoio de dados e insights. Tente também comunicar a incerteza nos dados e dar aos seus funcionários e gestores a confiança necessária para basear as suas decisões em dados.

Quais são alguns dos desafios da Gestão Orientada por Dados?

Um dos maiores desafios da gestão orientada pelos dados é conseguir que todos participem. Muitos gestores estão hesitantes em confiar nas decisões orientadas por dados, porque sentem que isso retira o trabalho de adivinhação à tomada de decisões. Podem também estar preocupados com a quantidade de dados necessários para tomar uma decisão, com a exactidão dos dados, e com a sua capacidade de análise e interpretação.

Outro desafio é que as empresas podem cair na armadilha de confiar demasiado nos dados. Este excesso de confiança pode levar a más decisões, porque os dados podem não representar a realidade, há incerteza envolvida, ou os dados podem ser mal interpretados com base nas preferências pessoais. Para evitar isto, as empresas precisam de garantir que compreendem bem os seus dados e os utilizam para complementar a sua intuição e experiência, e não para os substituir totalmente.

Outra armadilha comum é que as empresas muitas vezes não têm suficiente literacia de dados. Esta falta de literacia de dados significa que não compreendem como utilizar os dados para tomar decisões e lutar com a análise e interpretação dos dados. Para ultrapassar isto, as empresas precisam de investir na formação dos seus empregados para que todos compreendam a gestão orientada pelos dados.

Outro desafio é que as empresas podem não ter a adesão da direcção a uma iniciativa de gestão orientada por dados, ou os gestores estão relutantes em utilizar dados para tomar decisões. Para que a gestão orientada por dados tenha êxito, é vital ter o apoio da gestão de topo.

Apesar destes desafios, a gestão orientada por dados pode ser uma ferramenta poderosa para as empresas. Quando adequadamente utilizada, a gestão orientada por dados pode ajudar as empresas a melhorar a sua tomada de decisões, optimizar as suas operações, e compreender melhor os seus clientes.

Ferramentas e plataformas tecnológicas para a gestão baseada em dados (DDM)

No domínio da gestão baseada em dados (DDM), a importância das ferramentas e plataformas tecnológicas não pode ser subestimada. Estas não só simplificam a recolha e a análise de dados, como também melhoram a exatidão e a eficiência da tomada de decisões.

1. Ferramentas de recolha e análise de dados: Essenciais para a recolha e tratamento de grandes quantidades de dados. Plataformas como o Google Analytics, o Tableau e o Microsoft Power BI são amplamente utilizadas pelas suas robustas capacidades de análise de dados. Oferecem capacidades de visualização de dados, análise de tendências e modelação preditiva, tornando conjuntos de dados complexos compreensíveis e accionáveis para os decisores.
2. Sistemas de gestão das relações com os clientes (CRM): Salesforce e HubSpot são exemplos notáveis. Estes sistemas não só gerem as interacções com os clientes, como também fornecem informações valiosas sobre o comportamento, as preferências e as tendências dos clientes.
3. Ferramentas de gestão de projectos: Plataformas como a Asana e a Trello estão a incorporar cada vez mais capacidades de análise de dados para ajudar os gestores a tomar decisões informadas sobre prazos de projectos, atribuição de recursos e acompanhamento do desempenho.
4. Plataformas de gestão baseadas em dados: Novas formas de plataformas estão a democratizar a tomada de decisões orientada por dados, permitindo que as empresas se tornem uma “Organização Orientada por Insights (IDO)”. A MoreThanDigital Insights, por exemplo, é um exemplo notável que fornece acesso gratuito a ferramentas de análise. Esta democratização é importante para as empresas mais pequenas que não dispõem de recursos para software de análise dispendioso ou milhões em dados de benchmarking. Estas plataformas permitem que empresas de todas as dimensões utilizem dados para tomar decisões estratégicas e nivelar o campo de ação no mundo dos negócios.

Quais são algumas dicas para uma gestão orientada pelos dados bem sucedida?

Aqui estão algumas dicas para uma gestão orientada por dados bem sucedida:

• Comece pequeno e construa gradualmente as suas capacidades de DDM ao longo do tempo. Tentar fazer demasiado ao mesmo tempo pode ser avassalador e levar à paralisia por análise.
• Reúna dados relevantes de uma variedade de fontes. Os dados podem provir de inquéritos a clientes, relatórios financeiros, estudos de mercado, meios de comunicação social, e muito mais.
• Limpe e organize os seus dados para que sejam precisos e fiáveis. Isto inclui a remoção de dados duplicados, padronização de formatos de dados, e muito mais.
• Analisar os dados para encontrar tendências e padrões. Esta análise irá ajudá-lo a identificar a causa raiz do problema e a encontrar a melhor solução.
• Tomar decisões de gestão orientadas para os dados. Depois de ter analisado os dados e de ter encontrado os conhecimentos sobre os quais pode agir, é necessário tomar decisões e implementá-las. Isto pode envolver a mudança dos seus processos, formação da sua equipa, expansão para novos mercados, ou investimento em nova tecnologia.
• Acompanhe os resultados para ver se a sua implementação do DDM é eficaz. Pode medir indicadores chave como a satisfação do cliente, vendas, ou rentabilidade. Poderá ter de ajustar a sua abordagem caso não veja os resultados desejados.

A gestão orientada por dados pode ser uma ferramenta poderosa para as empresas, se utilizada correctamente. Seguir estas dicas pode ultrapassar desafios e preparar o seu negócio para o sucesso.

Conclusão

A gestão orientada por dados está aqui para ficar. Um estudo recente da McKinsey descobriu que as empresas orientadas pelos dados são 19 vezes mais rentáveis do que as que não o são. Para terem sucesso, as empresas precisam de ter uma boa compreensão dos seus dados e utilizá-los para complementar a sua intuição, e não para os substituir. Para ter sucesso com os seus esforços de gestão estratégica orientada por dados, a gestão de topo precisa de estar a bordo com uma iniciativa de gestão orientada por dados. As empresas devem começar pequenas e gradualmente desenvolver as suas capacidades de Data-Driven Management (DDM) ao longo do tempo. Também precisam de recolher dados relevantes de várias fontes, limpá-los e organizá-los, analisá-los para tendências e padrões, tomar decisões orientadas por dados, seguir os resultados e ajustá-los se necessário. Seguindo estas dicas, as empresas podem preparar-se para o sucesso com a gestão orientada por dados.