La gestión basada en datos (GDD) es la tendencia a tomar decisiones basándose en datos y no en intuiciones o conjeturas. Se ha generalizado en los últimos años porque ofrece varias ventajas sobre otros métodos. En primer lugar, proporciona una base mucho mejor para la toma de decisiones. Con datos precisos como base, los directivos pueden estar más seguros de que sus decisiones conducirán al resultado deseado. Además, la toma de decisiones basada en datos permite tomar decisiones más rápidas, porque la información puede procesarse y analizarse con rapidez. Esto es especialmente importante en el vertiginoso mundo empresarial actual, donde el tiempo suele ser un factor crítico. Esta guía es una introducción a la gestión basada en datos para que los responsables de la toma de decisiones puedan tomar decisiones más informadas y evitar errores costosos que repercutan negativamente en los resultados de su empresa.

Nuestra publicación en MoreThanDigital como referencia adicional: Toma de Decisiones Basada en Datos: Tomar decisiones empresariales más inteligentes utilizando datos

¿Qué es la Gestión Basada en Datos (GDD)?

La gestión basada en datos (Data-Driven Management, DDM) es un proceso de toma de decisiones que se basa en datos y análisis para tomar decisiones informadas. La DDM también se conoce como gestión basada en pruebas, toma de decisiones informada por datos o apoyo a la toma de decisiones basado en datos.

El objetivo de la DDM es utilizar los datos para ayudar a los gestores a tomar mejores decisiones. Este apoyo a los gestores puede hacerse analizando datos pasados para identificar tendencias y patrones, visualizando estos resultados para hacerlos fácilmente comprensibles, o proporcionando datos en tiempo real para tomar decisiones inmediatas.

El DDM se basa en tres elementos y pasos clave:

1. Los datos: Incluye toda la información recopilada y analizada como parte del proceso DDM. Consulta «Análisis Empresarial (BI)«.
2. Análisis: Se trata de transformar los datos en perspectivas valiosas, incluida la visualización de datos. Se pueden establecer KPI adicionales para ver el progreso a lo largo del tiempo.
3. Toma de decisiones: La toma de decisiones es el último paso del uso de datos y análisis para tomar decisiones informadas.

La toma de decisiones basada en datos se ha hecho cada vez más popular en los últimos años, a medida que las organizaciones han ido conociendo mejor los datos y las herramientas analíticas se han hecho más accesibles.

La DDM no es una bala de plata, y tiene algunas limitaciones. Por ejemplo, la DDM sólo puede ser tan buena como los datos disponibles. Si la información es incompleta o de mala calidad, las decisiones también serán de mala calidad.

El DDM también está limitado por la capacidad de las herramientas analíticas para convertir los datos en ideas. Si las herramientas analíticas no están a la altura, los responsables de la toma de decisiones no podrán utilizar plenamente los datos disponibles.

Por último, la DDM requiere la participación de los responsables de la toma de decisiones. Si no están dispuestos a utilizar los datos y la analítica para fundamentar sus decisiones, la DDM no tendrá éxito.

¿Cómo pueden utilizarse los datos para tomar mejores decisiones?

La toma de decisiones basada en datos ayuda a las empresas a mejorar su rendimiento utilizando los datos para informar y mejorar sus decisiones. El primer paso en este proceso es identificar el problema o la oportunidad que quieres resolver. Una vez identificado el problema, tienes que reunir datos que te ayuden a comprenderlo y a encontrar una solución. Estos datos pueden proceder de diversas fuentes, como encuestas a clientes, estudios de mercado, informes financieros, etc. Una vez reunidos los datos, tienes que analizarlos para encontrar tendencias y patrones, lo que también se denomina Análisis Empresarial (AB). Este análisis te ayudará a identificar la causa raíz del problema y a encontrar la mejor solución. Por último, tienes que aplicar la solución y hacer un seguimiento de los resultados para ver si es eficaz.

El DDM puede utilizarse en distintos contextos de toma de decisiones, como por ejemplo

• Decisiones estratégicas: En qué mercados entrar, qué modelos de negocio seguir, planificación estratégica general, etc.
• Decisiones operativas: Qué proveedores utilizar, cómo asignar los recursos, etc.
• Decisiones de marketing: Qué productos promocionar, dónde invertir en marketing, etc.
• Decisiones de ventas: Qué clientes potenciales seguir, qué descuento ofrecer, etc.
• Decisiones de desarrollo de productos: Qué funciones crear, qué productos eliminar, etc.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar la Gestión Basada en Datos?

Los datos, el análisis y la información están ayudando de muchas formas a la dirección y a los empleados a tomar mejores decisiones basadas en datos.

Algunas de las principales ventajas son

1. Mejora de la toma de decisiones: La Gestión Basada en Datos (GDD) ayuda a las empresas a tomar mejores decisiones basándose en datos y análisis para fundamentar sus decisiones. Este enfoque basado en datos puede ayudar a las empresas a mejorar su rendimiento tomando decisiones más informadas y evitando costosos errores causados por prejuicios o corazonadas equivocadas.
2. Mejora de las operaciones: La toma de decisiones basada en datos puede ayudar a las organizaciones a mejorar sus operaciones, ayudándolas a identificar ineficiencias y optimizar sus procesos.
3. Reducción del riesgo: La toma de decisiones basada en datos puede ayudar a las empresas a reducir sus riesgos, identificando y evitando los riesgos potenciales.
4. Mejora de la satisfacción del cliente: La toma de decisiones basada en datos puede ayudar a las empresas a mejorar la satisfacción de sus clientes ayudándoles a comprenderlos mejor y a tomar decisiones que se ajusten a sus necesidades y preferencias.
5. Mayor eficacia: La toma de decisiones basada en datos puede ayudar a las organizaciones a ser más eficientes, ayudándolas a utilizar mejor los recursos y a eliminar partes innecesarias.
6. Reducción de los costes de decisión: La toma de decisiones basada en datos puede ayudar a las empresas a evitar los costes de tomar decisiones equivocadas. Esta reducción incluye los costes directos del propio error y los costes indirectos de la pérdida de productividad, clientes o incluso la quiebra.

¿Cómo puedes empezar a utilizar la Gestión Basada en Datos?

Si estás interesado en utilizar la Gestión Basada en Datos para mejorar tu empresa, hay algunas cosas que puedes hacer para empezar:

• Infórmate a ti mismo y a tu equipo: El primer paso es aprender más sobre la GDD y cómo puede utilizarse para mejorar tu empresa. Puedes hacerlo leyendo artículos, asistiendo a talleres o tomando cursos en línea. Una vez que entiendas el DDM, tienes que educar a tu equipo, para que todos estén de acuerdo.
• Establece objetivos claros: El siguiente paso es establecer objetivos claros para tu iniciativa de DDM. ¿Qué quieres conseguir? ¿Qué problema intentas resolver? Una vez que tengas un objetivo claro, podrás empezar a recopilar datos y a tomar decisiones.
• Identifica los primeros pasos: no hagas demasiado: Una vez que tengas un objetivo en mente, es esencial identificar los primeros pasos que debes dar para empezar. Intentar hacer demasiado a la vez puede ser abrumador y conducir a la parálisis por análisis. Por tanto, empieza poco a poco y aumenta gradualmente tus capacidades de DDM con el tiempo.
• Reúne datos relevantes: El siguiente paso es recopilar datos que te ayuden a comprender a tus clientes y a tomar mejores decisiones. Estos datos pueden proceder de diversas fuentes, como encuestas a clientes, estudios de mercado, informes financieros, etc.
• Limpia tus datos: Una vez que los hayas recopilado, tienes que limpiarlos para que sean precisos y fiables. Esta limpieza incluye eliminar datos duplicados, normalizar los formatos de los datos, etc.-.
• Analiza los datos: Una vez reunidos los datos, tienes que encontrar tendencias y pautas. Este análisis te ayudará a identificar la causa raíz del problema y a encontrar la mejor solución.
• Toma decisiones de gestión basadas en datos: Una vez que hayas analizado los datos y encontrado ideas sobre las que puedas actuar, tienes que tomar decisiones y ponerlas en práctica. Esto puede implicar cambiar tus procesos, formar a tu equipo, expandirte a nuevos mercados o invertir en nueva tecnología.
• Haz un seguimiento de los resultados: Por último, tienes que hacer un seguimiento de los resultados de tu implantación del DDM para ver si es eficaz. Puedes medir los indicadores clave de rendimiento (KPI), como la satisfacción del cliente, las ventas o la rentabilidad. Puede que tengas que ajustar tu enfoque si no ves los resultados deseados.
• Construye una cultura basada en los datos: Integrar una cultura basada en los datos en el ADN de tu organización para utilizar los datos en las decisiones. Debería convertirse en algo normal comunicar las decisiones con el respaldo de los datos y las percepciones. Intenta comunicar también la incertidumbre de los datos y da a tus empleados y directivos la confianza necesaria para basar sus decisiones en los datos.

¿Cuáles son algunos de los retos de la Gestión Basada en Datos?

Uno de los mayores retos de la gestión basada en datos es conseguir la participación de todas las partes interesadas. Muchos directivos son reacios a confiar en las decisiones basadas en datos porque creen que eliminan las conjeturas de la toma de decisiones. También les puede preocupar la cantidad de datos necesarios para tomar una decisión, la exactitud de los datos y si tienen la capacidad para analizarlos e interpretarlos.

Otro reto es que las organizaciones pueden caer en la trampa de confiar demasiado en los datos. Esta confianza excesiva puede conducir a decisiones erróneas porque los datos pueden no reflejar la realidad, porque están plagados de incertidumbre o porque pueden malinterpretarse en función de preferencias personales. Para evitarlo, las empresas deben asegurarse de que comprenden bien sus datos y utilizarlos para complementar su intuición y experiencia, no para sustituirlas por completo.

Otro escollo común es que las empresas suelen carecer de conocimientos sobre los datos. Esta falta de conocimientos sobre los datos significa que no saben cómo utilizarlos para tomar decisiones, y tienen dificultades para analizarlos e interpretarlos. Para superarlo, las empresas deben invertir en formar a sus empleados para que todos comprendan la gestión basada en datos.

Otro reto es que la alta dirección no apoye una iniciativa de gestión basada en datos o que los directivos se muestren reacios a utilizar los datos para tomar decisiones. El apoyo de la alta dirección es esencial para el éxito de la gestión basada en datos.

A pesar de estos retos, la gestión basada en datos puede ser una poderosa herramienta para las organizaciones. Si se utiliza correctamente, la gestión basada en datos puede ayudar a las empresas a mejorar su toma de decisiones, optimizar sus operaciones y comprender mejor a sus clientes.

Herramientas y plataformas tecnológicas para la gestión basada en datos (DDM)

En el campo de la gestión basada en datos (DDM), no se puede exagerar la importancia de las herramientas y plataformas tecnológicas. No sólo agilizan la recogida y el análisis de datos, sino que también mejoran la precisión y la eficacia de la toma de decisiones.

1. Herramientas de recopilación y análisis de datos: Esenciales para recopilar y procesar grandes cantidades de datos. Plataformas como Google Analytics, Tableau y Microsoft Power BI son muy utilizadas por sus sólidas capacidades de análisis de datos. Ofrecen capacidades de visualización de datos, análisis de tendencias y modelización predictiva, haciendo que los conjuntos de datos complejos sean comprensibles y procesables para los responsables de la toma de decisiones.
2. Sistemas de gestión de las relaciones con los clientes (CRM): Salesforce y HubSpot son ejemplos notables. Estos sistemas no sólo gestionan las interacciones con los clientes, sino que también proporcionan información valiosa sobre su comportamiento, preferencias y tendencias.
3. Herramientas de gestión de proyectos: Plataformas como Asana y Trello incorporan cada vez más funciones de análisis de datos para ayudar a los gestores a tomar decisiones informadas sobre los plazos de los proyectos, la asignación de recursos y el seguimiento del rendimiento.
4. Plataformas de gestión basadas en datos: Las nuevas formas de plataformas están democratizando la toma de decisiones basada en datos, lo que permite a las empresas convertirse en una «Insights-Driven Organization (IDO)«. MoreThanDigital Insights, por ejemplo, es un ejemplo notable que proporciona acceso gratuito a herramientas de análisis. Esta democratización es importante para las empresas más pequeñas que no disponen de recursos para un costoso software de análisis o millones en datos de evaluación comparativa. Estas plataformas permiten a empresas de todos los tamaños utilizar los datos para tomar decisiones estratégicas e igualar las condiciones en el mundo empresarial.

¿Cuáles son algunos consejos para una gestión basada en datos exitosa?

He aquí algunos consejos para una buena gestión basada en datos:

• Empieza poco a poco y aumenta gradualmente tus capacidades de DDM con el tiempo. Intentar hacer demasiado a la vez puede ser abrumador y conducir a la parálisis por análisis.
• Reúne datos relevantes de diversas fuentes. Los datos pueden proceder de encuestas a clientes, informes financieros, estudios de mercado, redes sociales, etc.
• Limpia y organiza tus datos para que sean precisos y fiables. Esto incluye eliminar los datos duplicados, estandarizar los formatos de los datos, etc.
• Analiza los datos para encontrar tendencias y patrones. Este análisis te ayudará a identificar la raíz del problema y a encontrar la mejor solución.
• Toma decisiones de gestión basadas en datos. Una vez que hayas analizado los datos y encontrado perspectivas sobre las que puedas actuar, tienes que tomar decisiones y ponerlas en práctica. Esto puede implicar cambiar tus procesos, formar a tu equipo, expandirte a nuevos mercados o invertir en nueva tecnología.
• Haz un seguimiento de los resultados para ver si tu implantación del DDM es eficaz. Puedes medir indicadores clave como la satisfacción del cliente, las ventas o la rentabilidad. Puede que tengas que ajustar tu enfoque si no ves los resultados deseados.

La gestión basada en datos puede ser una herramienta poderosa para las empresas si se utiliza correctamente. Siguiendo estos consejos puedes superar los retos y preparar tu empresa para el éxito.

Conclusión

La gestión basada en datos está en auge. Según un reciente estudio de McKinsey, las empresas que se basan en los datos son 19 veces más rentables que las que carecen de ellos. Para tener éxito, las empresas deben comprender bien sus datos y utilizarlos para complementar su intuición, no para sustituirla. Para tener éxito con la gestión estratégica basada en datos, la alta dirección debe estar de acuerdo con una iniciativa de gestión basada en datos. Las empresas deben empezar poco a poco y desarrollar sus capacidades de DDM gradualmente. También deben recopilar datos relevantes de múltiples fuentes, limpiarlos y organizarlos, analizarlos en busca de tendencias y patrones, tomar decisiones basadas en datos, hacer un seguimiento de los resultados y ajustarlos según sea necesario. Siguiendo estos consejos, puedes llevar a tu empresa al éxito con la gestión basada en datos.