Für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) kann die strategische Planung im Tagesgeschäft oft übersehen werden. Dabei ist sie ein entscheidendes Element für den Erfolg: Untersuchungen zeigen, dass Unternehmen mit einer guten strategischen Planung besser abschneiden als solche ohne. Strategische Planung hilft KMU dabei, sich auf ihre langfristigen Ziele zu konzentrieren, klare Ziele zu setzen und Strategien zu entwickeln, um diese zu erreichen. Sie ermöglicht es KMU, Wachstumsbereiche zu identifizieren und Chancen zu nutzen, während sie gleichzeitig mögliche Fallstricke vermeiden.

Mit einer durchdachten strategischen Planung haben KMU-Inhaber/innen einen Fahrplan für den Erfolg, der ihnen hilft, ihr Unternehmen durch gute und schlechte Zeiten zu führen.

Strategische Planung für KMU verstehen

Strategische Planung ist ein Prozess, der KMU hilft, ihre aktuelle Situation zu erkennen und zu bewerten, Ziele für die Zukunft zu setzen und Strategien zu entwickeln, um diese zu erreichen. Dazu gehört es, das interne und externe Umfeld des Unternehmens zu verstehen, einschließlich seiner Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen. Darüber hinaus werden bei der strategischen Planung technologische Veränderungen, Kundenpräferenzen, Branchentrends und wirtschaftliche Bedingungen berücksichtigt.

Wie sich die strategische Planung für KMU unterscheidet

Die strategische Planung für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) unterscheidet sich von derjenigen für große Unternehmen. KMU verfügen in der Regel über weniger Ressourcen, einen kleineren Geschäftsumfang und einen geringeren Marktanteil als größere Unternehmen. Ihre strategischen Pläne müssen auf diese besonderen Herausforderungen zugeschnitten sein. Außerdem sind die Entscheidungsprozesse in den meisten KMU aufgrund ihrer geringen Größe schlanker und effizienter. Dies ermöglicht eine schnellere Umsetzung von Strategien, die es KMU ermöglichen, schnell auf veränderte Marktbedingungen oder Wettbewerbsbedrohungen zu reagieren. Da sich das heutige Geschäftsumfeld so schnell verändert, müssen KMU-Inhaber/innen in der Lage sein, schnell zu reagieren und ihre Strategien entsprechend anzupassen.

Denk daran, dass eine gute strategische Planung hilft, besser und schneller zu reagieren, indem sie Einblicke in potenzielle Chancen oder Risiken gibt, bevor sie entstehen.

Der aktuelle Stand der strategischen Planung in KMU

Trotz der eindeutigen Vorteile, die die strategische Planung für KMU mit sich bringt, versäumen es viele Inhaber/innen immer noch, diese wichtige Praxis anzuwenden. Das liegt zum Teil daran, dass ihnen die Zeit, die Werkzeuge, die Daten und die Erkenntnisse fehlen, die sie brauchen, um fundierte Entscheidungen zu treffen oder um überhaupt Zugang zu den für eine gute strategische Planung erforderlichen Primärdaten zu erhalten. Ohne diese Elemente kann es für KMU-Inhaber/innen schwierig sein, ihre aktuelle Position zu verstehen und Strategien zu formulieren, die sie zum Erfolg führen. Das kann dazu führen, dass sie in einem Kreislauf reaktiver Entscheidungsfindung statt proaktiver Problemlösung stecken bleiben.

Merke: Blockiere dir Zeit (3 Tage pro Jahr Workshop und vier Stunden pro Monat für die Auswertung), bereite relevante Werkzeuge vor (z.B. SWOT-Analyse) und hole dir Daten und Erkenntnisse (z.B. Studien, MoreThanDigital Insights)

Strategische Planung soll dir helfen, Fragen zu beantworten

Als Unternehmer/in ist es immer dein Ziel, wichtige Fragen zu deinem Unternehmen zu beantworten. Die strategische Planung ist wie ein regelmäßiger Fragebogen über die Zukunft und eine Möglichkeit, den Fortschritt auf dem Weg zu deinen Zielen zu hinterfragen. Einige der Fragen, die du im Rahmen des strategischen Planungsprozesses beantworten solltest

1. Was wollt ihr erreichen? (z.B. Vision und Mission)
2. Wer sind deine Konkurrenten? (z.B. direkte und indirekte)
3. Wie sieht der Markt aus? (z. B. wachsende Konkurrenz,
4. Was sind meine Chancen? (z. B. Globalisierung, neue Technologien)
5. Welche Bedrohungen gibt es für mein Unternehmen? (z. B. Globalisierung, Rohstoffpreise, neue Marktteilnehmer)
6. Was sind die Stärken und Schwächen meines Unternehmens im Moment? (z. B. geringe Digitalisierung, keine Echtzeitdaten, starke Kundenbeziehungen, loyale Partner)

Einfache Schritte, um die Grundlage für die strategische Planung zu schaffen

Besonders für KMU ist ein schneller und unkomplizierter strategischer Planungsprozess sehr hilfreich. Dies sind die wichtigsten Komponenten für die Erstellung eines strategischen Plans und die notwendigen Analysen, die dir eine solide Grundlage für deine Entscheidungen bieten.

1. Evaluiere die aktuellen Ressourcen und die Infrastruktur

Bevor du mit der strategischen Planung beginnst, sollten KMU ihre vorhandenen Ressourcen und ihre Infrastruktur gründlich bewerten. Prüfe, wie viel Personal, Technologie, Kapital und Zeit für die Umsetzung eines erfolgreichen Plans zur Verfügung stehen. Ziehe auch externe Experten oder Berater in Betracht, die zusätzliche Unterstützung und Beratung bieten können.

2. Ziele und Vorgaben festlegen

Lege klare, erreichbare Ziele fest, die das gewünschte Ergebnis des strategischen Planungsprozesses definieren. Ein KMU kann sich zum Beispiel das Ziel setzen, innerhalb eines bestimmten Zeitraums den Umsatz um 10 % zu steigern oder die Kosten um 20 % zu senken. Handlungsfähige Ziele sollten immer SMART (Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Relevant und Zeitgebunden) sein; daher sollten Kennzahlen (KPIs) verwendet werden, um die Ziele mit etwas Messbarem zu verbinden.

Tipp: Lege maximal 10-20 KPIs fest, die im Rahmen des strategischen Planungsprozesses regelmäßig aktualisiert und bewertet werden. Wenn möglich, erstelle ein Dashboard, um deine Leistung in Echtzeit zu sehen.

3. Analysiere das interne Umfeld

Führe eine gründliche Analyse des internen Umfelds des KMU durch, um Stärken, Schwächen und verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln. Dabei sollten Faktoren wie Organisationsstruktur, Kultur, Arbeitsabläufe und die Verfügbarkeit von Ressourcen berücksichtigt werden.

4. Analysiere das externe Umfeld

Die Analyse von Makrotrends wie Branchenentwicklungen, wirtschaftlichen Bedingungen, technologischen Fortschritten und Verbraucherpräferenzen kann helfen, die Strategie des KMU zu bestimmen. Eine gründliche Bewertung der Marktbedürfnisse und der Angebote der Wettbewerber kann zum Beispiel bei der Planung der Produkt- oder Dienstleistungsentwicklung helfen.

5. Entwickle einen strategischen Plan

Erstelle anhand der Informationen aus der internen und externen Analyse einen Fahrplan, der umsetzbare Schritte und Meilensteine für die Implementierung enthält. Beziehe relevante Interessengruppen in die Entwicklung des Plans ein; so hat jeder die Möglichkeit, seinen Beitrag zu leisten. Bereite dich auch auf mögliche Unwägbarkeiten vor und berücksichtige sie.

9 Schritte zur Umsetzung des Strategieplans

Sobald der Plan fertiggestellt ist, ist es an der Zeit, ihn umzusetzen. Hier sind einige wichtige Schritte, um einen erfolgreichen Start zu gewährleisten:

1. Zuweisung von Verantwortung und Zuständigkeit – Lege die Rollen und Zuständigkeiten für jede Aufgabe im Strategieplan klar fest. Bestimme für jede Aufgabe einen Verantwortlichen, der für die Umsetzung verantwortlich ist und die Ergebnisse vorantreibt.
2. Erstelle einen Umsetzungsplan – Erstelle einen realistischen Zeitplan und ein Budget für die Umsetzung des Strategieplans, einschließlich der Meilensteine, des Personaleinsatzes und der für den Erfolg erforderlichen Ressourcen.
3. Kommuniziere mit den Beteiligten – Stelle sicher, dass alle am Prozess Beteiligten konsultiert wurden und während der gesamten Umsetzungsphase über die Fortschritte informiert werden. Denke darüber nach, einen gemeinsamen Raum zu schaffen, in dem die gesamte Kommunikation mit deinen Stakeholdern stattfindet, damit alle „auf dem Laufenden“ sind.
4. Fortschritte überwachen – Überprüfe regelmäßig die Fortschritte anhand der wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs), um potenzielle Risiken oder verbesserungswürdige Bereiche schon früh im Prozess zu erkennen.
5. Leistung auswerten – Analysiere die Ergebnisse nach Abschluss jeder Phase, um festzustellen, ob die Ziele erfolgreich erreicht wurden und ob in Zukunft Anpassungen vorgenommen werden müssen.
6. Mitarbeiter/innen schulen – Stelle angemessene Schulungsmaterialien zur Verfügung, damit die Mitarbeiter/innen verstehen, wie sich ihre Aufgaben in die Gesamtstrategie einfügen, damit sie die im Strategieplan geforderten Aufgaben effektiv ausführen können.
7. Erfolge feiern – Achte darauf, dass Erfolge auf dem Weg dorthin anerkannt werden, denn das motiviert die Teams, ihre Ziele zu erreichen.
8. Bei Bedarf anpassen – Beobachte und reagiere ständig auf externe Entwicklungen, die sich auf die Pläne des KMU auswirken könnten, und passe die Strategien bei Bedarf an.
9. Überprüfen und verfeinern – Nimm dir Zeit für regelmäßige Überprüfungen, um Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen und die Strategien entsprechend zu verfeinern, um langfristig wettbewerbsfähig und erfolgreich zu bleiben.

Messung der Auswirkungen der strategischen Planung

KPIs (Key Performance Indicators) sind für einen erfolgreichen strategischen Planungsprozess unerlässlich, da sie Fortschritte sichtbar und nachvollziehbar machen. Indem du die wichtigsten KPIs regelmäßig verfolgst und auswertest, kannst du die Fortschritte bei der Erreichung kurz- und langfristiger Ziele überwachen. Es ist wichtig, dass die KPIs leicht zu interpretieren sind und die Ziele, Strategien und Leistungen des Unternehmens widerspiegeln (z. B. Kundenzufriedenheit oder Marktanteil).

In KMU ist es wichtig, für jeden Geschäftsfall oder jedes strategische Ziel nur die relevantesten und praktikabelsten KPIs auszuwählen. Zu den gängigen Indikatoren gehören Kundentreue, Umsatzwachstum, Marktanteil, Mitarbeiterengagement, Kosteneinsparungen und Umweltauswirkungen.

Außerdem ist es wichtig, für jeden KPI Ziele festzulegen, um den Fortschritt zu verfolgen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen. Die Festlegung von Zielen ermöglicht es, Lücken zwischen den Erwartungen und der tatsächlichen Leistung zu erkennen.

3 Häufige Fallstricke und Herausforderungen für KMU

Wenn es um die strategische Planung geht, stehen die meisten KMU vor mindestens einer der folgenden 3 Herausforderungen:

1. Begrenzte Ressourcen – Eines der wichtigsten Probleme ist die „Ressourcenbeschränkung“. KMU verfügen oft über begrenzte Ressourcen und knappere Budgets als größere Unternehmen. Das macht es schwierig, effektive Strategien umzusetzen und strategisch zu denken. Es ist wichtig, kreativ zu sein und das Beste aus den verfügbaren Ressourcen zu machen, also versuche, dir in deiner Strategie klare Ziele zu setzen und mit den dir zur Verfügung stehenden Ressourcen zu arbeiten. Manchmal kann ein Mangel an Ressourcen auch dazu führen, dass du effizienter wirst als deine Konkurrenten.
2. Zeitmangel – Strategische Planung kann eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen, die die meisten Unternehmer/innen nicht haben. Eine gute strategische Planung kann in 1-2 Wochenenden erledigt werden und wenn du dir Hilfe von außen holst, kannst du deine Ergebnisse vielleicht an einem weiteren Tag verfeinern. Überlege also nicht zu viel, sondern fange klein an.
3. Mangelnde Erfahrung – Viele KMU-Unternehmer/innen kommen aus unterschiedlichen Fachbereichen. Daher fehlt ihnen oft die Erfahrung, um effektive Strategien zu entwickeln. Deshalb ist es wichtig, sich Hilfe von außen zu holen oder Artikel wie diesen über die ersten Schritte zu lesen. Versuche, dich auf das Wesentliche zu beschränken und klein anzufangen, damit du nicht überfordert wirst.
4. Sich ändernde Geschäftsanforderungen – Die Geschäftslandschaft ändert sich ständig, was es für KMUs schwierig macht, mit den neuesten Trends oder aufkommenden Technologien Schritt zu halten. Es ist wichtig, dass du flexibel bleibst und deine Pläne entsprechend anpasst. Nutze verschiedene Online-Ressourcen, um zumindest über die neuesten Trends in deiner Branche auf dem Laufenden zu bleiben, und versuche, dich 2-3 Mal im Jahr mit Experten deiner Branche auszutauschen, um auf dem Laufenden zu bleiben.

Fazit

Eine gute strategische Planung für KMU erfordert eine grundlegende Analyse und manchmal nur 3-4 verschiedene Instrumente wie eine SWOT-Analyse, einen strategischen Plan und eine Agenda mit strategischen Aktionspunkten, die mit den entsprechenden KPIs verfolgt werden können.

Unternehmen können die Wirkung auf ihr Geschäft erhöhen, indem sie Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten zuweisen, einen detaillierten Umsetzungsplan erstellen, regelmäßig mit den Interessengruppen kommunizieren, den Fortschritt überwachen (z. B. durch KPIs), die Mitarbeiter/innen zu den bestehenden Strategien schulen, Erfolge auf dem Weg feiern und bei Bedarf anpassen, wenn externe Entwicklungen eintreten – KMU haben alle Zutaten, die für eine erfolgreiche strategische Planung nötig sind.

Du kannst auch Tools wie MoreThanDigital Insights nutzen, eine umfassende Plattform, die dich mit allem ausstattet, was du brauchst, um deinen Erfolg strategisch zu messen. Sie ist kostenlos, bietet dir alle KPIs und Fragebögen, die du brauchst, um deine Fortschritte systematisch zu verfolgen, und liefert wertvolle Analysen, um sicherzustellen, dass du auf dem richtigen Weg bist.

Also warte nicht länger und nutze noch heute die Möglichkeiten der Strategischen Planung für dein KMU! Es ist nicht so viel Aufwand aber kann dir wesentlich helfen.