Die Beschaffung ist der Prozess der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen. Er ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Unternehmens. Durch die Verfolgung von Leistungskennzahlen (KPIs) können Unternehmen ihre Beschaffungsprozesse verbessern und Geld sparen. Zu den wichtigsten KPIs für die Beschaffung gehören Kosten, Einsparungen, Einkaufsvolumen, Rabatte und Lieferantenleistung. Die Verfolgung dieser Faktoren kann Unternehmen helfen, die Effektivität ihres Beschaffungsteams besser einzuschätzen und die notwendigen Änderungen vorzunehmen, um die Gesamtleistung der Beschaffung zu verbessern.

In diesem Artikel besprechen wir 15 Beschaffungs-KPIs, die Manager kennen sollten.

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Was sind Beschaffungs-KPIs und Kennzahlen?

Die Beschaffung, auch bekannt als Einkauf oder Beschaffung, ist eine entscheidende Komponente für den Erfolg eines Unternehmens. Sie umfasst den Erwerb von Waren und Dienstleistungen von externen Lieferanten, um den internen Bedarf zu decken. Durch die Beschaffung von Inputs können Unternehmen Wettbewerbsvorteile in Bezug auf Kosten, Qualität, Lieferzeiten und Flexibilität erzielen. Die Beschaffung ist zu einem integralen Bestandteil der Lieferkette eines jeden Unternehmens geworden.

Um sicherzustellen, dass die Beschaffung effizient und produktiv arbeitet, messen Unternehmen ihre Leistung mit Hilfe von Key Performance Indicators (KPIs). Diese KPIs werden verwendet, um die Effektivität des Beschaffungsprozesses zu überwachen und seinen Erfolg anhand festgelegter Ziele zu bewerten. Als solche bieten sie eine unschätzbare Orientierungshilfe für die Entscheidungsfindung durch

Warum ist es wichtig, die KPIs der Beschaffung zu verfolgen?

Die Verfolgung der wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) im Beschaffungswesen ist für ein erfolgreiches Unternehmen unerlässlich. Wenn Unternehmen wissen, wie ihr Beschaffungsprozess funktioniert, können sie besser sicherstellen, dass ihre Waren und Dienstleistungen von seriösen Quellen zu den bestmöglichen Preisen erworben werden. Dies trägt dazu bei, die Kosten unter Kontrolle zu halten und eine zuverlässige Kundenzufriedenheit zu erreichen.

Bei entsprechender Verfolgung können KPIs auch dazu beitragen, verbesserungsbedürftige Bereiche des Beschaffungsprozesses zu identifizieren, so dass Unternehmen ihre Abläufe optimieren und Kosteneinsparungen maximieren können. Darüber hinaus bieten sie Unternehmen die Möglichkeit, die Leistung ihrer Lieferanten zu bewerten und die Qualität zu sichern. Dies hilft ihnen, enge Beziehungen zu externen Lieferanten zu pflegen und gleichzeitig sicherzustellen, dass diese ihre Qualitätsstandards erfüllen.

Überblick über die wichtigsten Beschaffungs-KPIs und Kennzahlen

• Einhaltungsquote (Compliance Rate)
• Anzahl der Zulieferer
• Zykluszeit der Bestellung (Purchase Order Cycle Time)
• Qualitätsbewertung der Lieferanten
• Verfügbarkeit der Lieferanten
• Lieferanten-Fehlerquote
• Lieferantenabweisungsrate & Kosten
• Vorlaufzeit (Lead Time)
• Notkauf-Quote (Emergency Purchase Ratio)
• Rechtzeitige Einkäufe und Budget
• Kosten der Bestellung (Cost of Purchase Order)
• Reduktion der Beschaffungskosten
• Beschaffungskostenvermeidung
• Ausgaben unter Management (Spend Under Management)
• Beschaffungs ROI

Erläuterung von 15 wichtigen Beschaffungs-KPIs

Einhaltungsquote (Compliance Rate)

Einer der wichtigsten KPI im Beschaffungswesen ist die Konformitätsrate. Die Erfüllungsquote misst, wie oft die Mitarbeiter die festgelegten Beschaffungsrichtlinien und -verfahren befolgen; sie bewertet, ob die am Einkauf beteiligten Personen dies mit Rücksicht auf den festgelegten Prozess tun. Eine hohe Erfüllungsquote zeigt an, dass die Mitarbeiter die Bedeutung der festgelegten Beschaffungspraktiken verstehen und sich an sie halten. Eine hohe Konformitätsrate gewährleistet die Genauigkeit und Einheitlichkeit der Beschaffung in Ihrem Unternehmen, wodurch sich die Mengenrabatte insgesamt verbessern, der Wettbewerb unter den Anbietern bei der Vergabe von Aufträgen zunimmt und die mit unsachgemäßen Einkaufsgewohnheiten verbundenen Risiken gemindert werden können. Mit dem richtigen proaktiven Ansatz zur konsequenten Überwachung der Compliance-Rate des Beschaffungspersonals sollte jede Organisation in der Lage sein, die Leistung in verschiedenen Bereichen zu verbessern, in denen das Personal bei Transaktionen Prozesse einhalten muss.

Anzahl der Lieferanten

Die Anzahl der Lieferanten in Ihrem Beschaffungsteam ist eine wichtige Kennzahl, mit der Sie Ihren Erfolg messen können. Wenn Sie wissen, wie viele Lieferanten mit Ihrem Team zusammenarbeiten und Beziehungen zu ihnen unterhalten, können Sie feststellen, wie effizient Ihr Unternehmen bei der Beschaffung der benötigten Waren und Dienstleistungen ist und welche Art von Kontakten Sie offen und verfügbar haben. Ein gutes Maß für den Erfolg von Lieferantenbeziehungen ist die Fähigkeit, ein breites Spektrum an unterschiedlichen Lieferanten in Bezug auf Größe, Preise und einzigartige Angebote zu schaffen, um langfristige Partnerschaften zu pflegen, die für beide Parteien von Nutzen sind. Durch die Verfolgung der Anzahl der Lieferanten können Unternehmen sicher sein, dass sie fundierte Entscheidungen bei der Auswahl von Lieferanten treffen und ihre Abläufe bei Beschaffung, Einkauf und Lieferung weiter optimieren.

Zykluszeit der Bestellung (Purchase Order Cycle Time)

Für eine erfolgreiche Beschaffung ist es entscheidend, den Bestellzyklus zu verstehen. Je nach Komplexität Ihres Beschaffungsprozesses kann dieser Zyklus langwierig oder schnell sein; in jedem Fall kann die Verfolgung und Optimierung dieser Zyklen den Beschaffungserfolg erheblich beeinflussen. Eine Bestellzykluszeit bewertet die Zeit, die von der Aufgabe einer Bestellung bis zum erfolgreichen Eingang des Artikels im Lager vergeht. Wenn Sie diese Zykluszeit bei Ihren Beschaffungsstrategien besser verstehen, können Sie die Gesamteffizienz steigern. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie ihre Durchlaufzeiten routinemäßig als Leistungskennzahl messen und ihre Verfahren entsprechend anpassen.

Bewertung der Lieferantenqualität

Das Supplier Quality Rating ist ein KPI für das Beschaffungswesen, der die Leistung der Lieferanten von Waren und Dienstleistungen misst. Es ist ein wichtiges Instrument für Unternehmen, um ihre Lieferanten zu bewerten und sicherzustellen, dass sie ihre Qualitätsstandards erfüllen. Unternehmen können ihre Lieferanten anhand verschiedener Kriterien bewerten, z. B. Liefertreue, Preis, Qualität und Reaktion auf Anfragen. Anhand dieser Daten lassen sich fundierte Entscheidungen bei der Auswahl künftiger Bezugsquellen treffen und reibungslose Abläufe sicherstellen. Indem sie die Leistung der Lieferanten bei künftigen Beschaffungsentscheidungen berücksichtigen, können sich Unternehmen vor Geschäftsunterbrechungen schützen, die durch Lieferantenausfälle oder schlechte Servicequalität entstehen können.

Verfügbarkeit der Lieferanten

Das Verständnis der wichtigsten Leistungsindikatoren (KPIs) ist für die Verwaltung der Beschaffungsprozesse von wesentlicher Bedeutung. Einer der wichtigsten Leistungsindikatoren für die Lieferantenverfügbarkeit ist die Zuverlässigkeit und Beständigkeit der Lieferanten bei der rechtzeitigen Bereitstellung der angeforderten Waren oder Dienstleistungen. Regelmäßige Aktualisierungen der Lieferanten geben Aufschluss über ihre Verfügbarkeit und mögliche Verzögerungen oder Probleme, die bei Materiallieferungen auftreten können. Dadurch wird sichergestellt, dass die Einkäufer ein solides Bild von der Fähigkeit ihrer Lieferanten haben, Waren und Dienstleistungen kontinuierlich zu liefern. Eine ordnungsgemäße Verfolgung der Lieferantenverfügbarkeit kann Einkäufern helfen, Risiken zu verringern und kostspielige Unterbrechungen innerhalb ihrer Lieferkette zu vermeiden.

Lieferanten-Fehlerquote

Die Messung und Verwaltung der Fehlerquote bei Lieferanten ist eine wichtige Aufgabe für die Beschaffungsabteilungen. Dazu gehören die Verfolgung von Kundenbeschwerden, die Analyse der Leistung der Lieferanten und die strikte Durchsetzung der Qualitätskontrolle. Der Erfolg dieses Ansatzes hängt davon ab, dass Probleme frühzeitig erkannt werden, bevor sie die Kundenzufriedenheit und das Unternehmenswachstum beeinträchtigen können. Auf diese Weise können Unternehmen vorbeugende Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass alle Probleme mit ihren Lieferanten schnell und verantwortungsbewusst angegangen werden. Letztendlich kann eine gut verwaltete Fehlerquote bei den Lieferanten den Unternehmen helfen, Geld zu sparen, indem sie Verluste aufgrund von minderwertigen Materialien oder fehlerhaften Komponenten aus unzuverlässigen Quellen verringern.

Ablehnungsquote und Kosten der Lieferanten

Für Beschaffungsabteilungen ist es von entscheidender Bedeutung, ihren eigenen Erfolg genau und effizient zu verfolgen, was bedeutet, dass sie die richtigen Kennzahlen messen müssen. Unternehmen nutzen die Rückweisungsrate und -kosten von Lieferanten als Leistungsindikator (KPI) für Beschaffungsabteilungen, weil sie den Erfolg bei der Kontrolle der Produktqualität und des Kostenmanagements anzeigen. Dieser KPI berücksichtigt sowohl die Anzahl der zurückgewiesenen Artikel als auch die damit verbundenen Kosten, so dass Unternehmen eine genaue Bewertung ihrer Prozesseffizienz erhalten. Schwierigkeiten bei der Kontrolle von Lieferantenrückweisungen oder eskalierende Lieferantenkosten sind einige Bereiche, in denen Unternehmen Raum für weitere Verbesserungen finden können, was zu einer höheren betrieblichen Gesamteffizienz und einer größeren Kundenzufriedenheit führt.

Vorlaufzeit (Lead Time)

Die Durchlaufzeit ist eine wichtige Kennzahl im Beschaffungswesen, mit der Unternehmen die Effektivität ihrer Lieferkette messen können. Sie bezieht sich auf die Zeitspanne zwischen einer Bestellung und dem Erhalt von Waren oder Dienstleistungen und wird normalerweise in Tagen gemessen. Eine gute Vorlaufzeit kann den entscheidenden Unterschied ausmachen, wenn es darum geht, die betriebliche Effizienz zu verbessern, da die rechtzeitige Lieferung der erforderlichen Lieferungen den reibungslosen Betrieb der Produktionslinien aufrechterhalten und die Zahl der Fehlbestände verringern kann. Eine wirksame Strategie zur Überwachung der Vorlaufzeiten ermöglicht es den Einkäufern, ihre derzeitigen Lieferanten zu bewerten und gegebenenfalls alternative Bezugsquellen zu finden. Ein sorgfältiges Management der Durchlaufzeiten kann sich also sehr positiv auf das Endergebnis eines Unternehmens auswirken.

Notkaufquote („Emergency Purchase Ratio“, EPR)

Die Notkaufquote ist ein wichtiger KPI für die Beschaffung, den Unternehmen messen sollten, um sicherzustellen, dass ihre Lieferkette sicher und kosteneffizient bleibt. Mit dieser Kennzahl wird der Umfang der Notfalleinkäufe innerhalb eines bestimmten Zeitraums erfasst, so dass die Unternehmen die Effizienz ihrer Standardbeschaffungsprozesse bewerten können. Durch die Nachverfolgung von Notfalleinkäufen erhalten Unternehmen einen Einblick, wie gut sie Lieferantenverträge abgeschlossen haben, wie gut diese Lieferanten auf Lieferanfragen reagieren und welche Lücken während des regulären Geschäftsbetriebs möglicherweise geschlossen werden müssen. Mit dem Einblick in diese Details können Unternehmen ihre Beschaffungsstrategien entsprechend anpassen, um kostspielige Verzögerungen und Lieferengpässe in Zukunft zu vermeiden. Die Aufnahme des Indikators „Emergency Purchase Ratio“ in die KPI-Ressourcen eines Unternehmens kann dabei helfen, Probleme in der Lieferkette zu erkennen, bevor sie auftreten.

Käufe in Zeit und Budget

Die Einhaltung von Fristen und Budgets ist ein wesentlicher Bestandteil der Beschaffung. Dadurch wird nicht nur sichergestellt, dass die Ressourcen effizient genutzt und die finanziellen Ziele erreicht werden, sondern es trägt auch zur Pflege guter Beziehungen zwischen Käufern und Verkäufern bei. Aus diesem Grund wird sie in vielen Branchen als Leistungsindikator verwendet. Bei der termingerechten Beschaffung geht es darum, die Kosten wirksam zu kontrollieren und gleichzeitig dafür zu sorgen, dass die von den Kunden benötigten Produkte oder Dienstleistungen schnell und in hoher Qualität beim Kunden ankommen. Um dieses Ziel erfolgreich zu erreichen, muss ein Beschaffungsteam Erwartungen festlegen, Aufgaben nach Prioritäten ordnen, Beziehungen zu Lieferanten aufbauen, Lösungen für Hindernisse suchen und eng mit anderen Abteilungen wie der Bestandsverwaltung zusammenarbeiten. Wenn sie diese wichtigen Schritte beachten, können sie ihre Einkäufe problemlos innerhalb des Zeitplans und des Budgets halten und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit sicherstellen.

Kosten der Bestellung (Cost of Purchase Order)

Die Bestellkosten (Cost of Purchase Order, COPO) sind ein wichtiger Leistungsindikator (KPI) in der Beschaffungswelt. Er misst den Gesamtbetrag, der für Bestellungen und Lieferungen ausgegeben wird, einschließlich Versand- und Bearbeitungskosten. Dieser KPI ist besonders hilfreich für die Bewertung der Lieferantenleistung, da er zeigt, wie kosteneffizient die Lieferanten sind, und so einen Maßstab für Einsparungen im gesamten Prozess bietet. Darüber hinaus können die COPO-Daten Aufschluss darüber geben, ob Änderungen zur Optimierung des Einkaufszyklus erforderlich sind. Unternehmen können diese KPIs im Laufe der Zeit verfolgen und sie nutzen, um die Wirksamkeit ihrer Beschaffungsstrategien zu beurteilen. Die kritische Analyse von COPO-Kennzahlen ist daher ein wichtiger Schritt für Unternehmen, um Kosten zu senken und effiziente Abläufe zu gewährleisten.

Senkung der Beschaffungskosten

Viele Unternehmen suchen heute nach einfachen, aber wirksamen Möglichkeiten, die Beschaffungskosten und ihre Gesamtausgaben zu senken. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, die „Senkung der Beschaffungskosten“ als Leistungskennzahl (KPI) in der Beschaffungsabteilung festzulegen. Durch die Festlegung dieses KPI kann das Unternehmen seine bestehenden Ausgabenaktivitäten besser messen und Bereiche mit Möglichkeiten für Kosteneinsparungsinitiativen schnell ermitteln. Darüber hinaus kann ein umfassender Bericht zur Kostensenkung erstellt werden, der auf der Grundlage aktueller Informationen Aufschluss darüber gibt, wo Kostensenkungsinitiativen ergriffen werden sollten. Die Verwendung der richtigen KPIs bei der Beschaffung kann einen großen Beitrag zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung leisten.

Vermeidung von Beschaffungskosten

Die Vermeidung von Beschaffungskosten ist ein wichtiger Leistungsindikator innerhalb des Beschaffungsprozesses, der über den Erfolg der Gesamtbemühungen eines Unternehmens entscheidet. Diese Kennzahl misst nicht nur die Kosteneinsparungen, die durch Einkäufe erzielt werden, sondern auch die Umsetzung und Durchführung effektiver Strategien zur Deckung des Einkaufsbedarfs. Mit Hilfe von „Wheeling and Dealing“ können Unternehmen fundierte Entscheidungen in Bezug auf ihre Lieferkette treffen, was zu Einsparungen bei der Beschaffung führt, ohne Kompromisse bei Qualität oder Preis einzugehen. Die erfolgreiche Umsetzung von Techniken zur Kostenvermeidung erfordert eine sorgfältige Untersuchung von Lieferanten, Verkäufern und Händlern sowie eine klare Bewertung der Risiken und des Gewinnpotenzials, bevor Verträge unterzeichnet werden. Durch proaktive Verfahren wie korrekte Prognosen, Preistransparenz in Echtzeit, das Sammeln von Marktinformationen, fortgeschrittene Verhandlungsfähigkeiten und die Nutzung alternativer Kanäle für die Wertschöpfung können Unternehmen sicherstellen, dass bei der Ausführung von Großaufträgen nur geringe finanzielle Verluste entstehen und sie trotzdem qualitativ hochwertige Waren erhalten. Insgesamt sind sich die Verantwortlichen im Beschaffungswesen darüber im Klaren, dass das richtige Verständnis dieses KPI ein zuverlässiger Maßstab für den Erfolg bei der Erreichung der Ziele in der Lieferkette ist.

Ausgaben unter Verwaltung (Spend under Management)

Die verwalteten Ausgaben sind ein wichtiger und wertvoller Leistungsindikator (KPI) für die Beschaffung. Er misst den Geldbetrag, der für Waren und Dienstleistungen ausgegeben wird, die von der Beschaffungsabteilung Ihres Unternehmens verwaltet werden. Durch die genaue Verfolgung dieser Kennzahl können Unternehmen feststellen, wo ihre Kaufkraft liegt, und nach Möglichkeiten zur Optimierung ihrer Beschaffungsbemühungen suchen. Wenn eine Kategorie oder ein Lieferant zu viel ausgibt, könnte dies darauf hindeuten, dass das Unternehmen seine Strategien ändern muss, um seine Beschaffungsressourcen besser zu verwalten. Sind die Ausgaben für eine Kategorie oder einen Lieferanten hingegen zu gering, könnte dies darauf hindeuten, dass das Unternehmen potenzielle Einsparungsmöglichkeiten nicht nutzt. Das Ausgabenmanagement bietet einen wertvollen Einblick in die Beschaffungsprozesse eines Unternehmens und hilft dem Unternehmen, fundierte Entscheidungen über die Einkaufspraktiken zu treffen.

Beschaffungs-ROI

Die Beschaffung ist ein wichtiger Bestandteil jedes modernen Unternehmens, und die Messung der Kapitalrendite (ROI) der Beschaffungsaktivitäten kann ein wertvolles Mittel sein, um festzustellen, wie effektiv sie gewesen ist. In diesem Zusammenhang klingt der ROI der Beschaffung vielleicht nicht sofort wie ein KPI (Key Performance Indicator) der Beschaffung, aber da die Beschaffung daran arbeitet, Waren und Dienstleistungen für ein Unternehmen zu den bestmöglichen Kosten zu beschaffen, kann die Quantifizierung einer Kennzahl wie des ROI einen Einblick in die direkten Einsparungen geben, die das Team erzielt hat; ein Einblick, der dann zur strategischen Planung künftiger Beschaffungsinitiativen genutzt werden kann. Ein Effekt, der über einfache Effizienzgewinne hinausgeht, da auch tatsächliche finanzielle Verbesserungen zu verzeichnen sind!