Der Einkauf ist der Prozess der Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen. Sie ist ein wesentlicher Bestandteil jedes Unternehmens. Durch die Überwachung von Leistungsindikatoren (KPIs) können Unternehmen ihre Beschaffungsprozesse verbessern und Geld sparen. Zu den wichtigsten KPIs für die Beschaffung gehören Kosten, Einsparungen, Einkaufsvolumen, Rabatte und Lieferantenleistung. Die Überwachung dieser Faktoren kann Unternehmen dabei helfen, die Effektivität ihres Beschaffungsteams besser zu beurteilen und die notwendigen Änderungen vorzunehmen, um die Gesamtleistung der Beschaffung zu verbessern.

In diesem Artikel besprechen wir 15 Beschaffungs-KPIs, die Manager kennen sollten.

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Was sind Beschaffungs-KPIs und Kennzahlen?

Die Beschaffung, auch Einkauf oder Sourcing genannt, ist ein wesentlicher Bestandteil des Unternehmenserfolgs. Sie umfasst den Erwerb von Waren und Dienstleistungen von externen Lieferanten zur Deckung des internen Bedarfs. Durch die Beschaffung von Vorleistungen können Unternehmen Wettbewerbsvorteile in Bezug auf Kosten, Qualität, Lieferzeiten und Flexibilität erzielen. Die Beschaffung ist zu einem integralen Bestandteil der Lieferkette jedes Unternehmens geworden.

Um sicherzustellen, dass die Beschaffung effizient und produktiv arbeitet, messen Unternehmen ihre Leistung mit Hilfe von Key Performance Indicators (KPIs). Diese KPIs werden verwendet, um die Effektivität des Beschaffungsprozesses zu überwachen und seinen Erfolg im Hinblick auf die festgelegten Ziele zu bewerten. Als solche bieten sie eine wertvolle Orientierungshilfe bei der Entscheidungsfindung in Bezug auf Kosten und andere Aspekte.

Warum ist es wichtig, die KPIs der Beschaffung zu verfolgen?

Die Überwachung der wichtigsten Leistungsindikatoren (Key Performance Indicators – KPIs) im Beschaffungswesen ist für den Erfolg eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Wenn Unternehmen wissen, wie ihr Beschaffungsprozess funktioniert, können sie besser sicherstellen, dass ihre Waren und Dienstleistungen aus zuverlässigen Quellen zum bestmöglichen Preis bezogen werden. Dies trägt dazu bei, die Kosten unter Kontrolle zu halten und die Kundenzufriedenheit zu gewährleisten.

Bei entsprechender Überwachung können KPIs auch dazu beitragen, verbesserungsbedürftige Bereiche im Beschaffungsprozess zu identifizieren, so dass Unternehmen ihre Abläufe optimieren und Kosteneinsparungen maximieren können. Darüber hinaus bieten sie Unternehmen die Möglichkeit, die Leistung ihrer Lieferanten zu bewerten und die Qualität zu sichern. So können sie enge Beziehungen zu externen Lieferanten aufbauen und gleichzeitig sicherstellen, dass diese die Qualitätsstandards erfüllen.

Überblick über die wichtigsten Beschaffungs-KPIs und Kennzahlen

• Einhaltungsquote (Compliance Rate)
• Anzahl der Zulieferer
• Zykluszeit der Bestellung (Purchase Order Cycle Time)
• Qualitätsbewertung der Lieferanten
• Verfügbarkeit der Lieferanten
• Lieferanten-Fehlerquote
• Lieferantenabweisungsrate & Kosten
• Vorlaufzeit (Lead Time)
• Notkauf-Quote (Emergency Purchase Ratio)
• Rechtzeitige Einkäufe und Budget
• Kosten der Bestellung (Cost of Purchase Order)
• Reduktion der Beschaffungskosten
• Beschaffungskostenvermeidung
• Ausgaben unter Management (Spend Under Management)
• Beschaffungs ROI

Erläuterung von 15 wichtigen Beschaffungs-KPIs

Einhaltungsquote (Compliance Rate)

Einer der wichtigsten KPIs im Einkauf ist die Compliance-Rate. Die Erfüllungsquote misst, wie oft die Mitarbeiter die festgelegten Beschaffungsrichtlinien und -verfahren befolgen und bewertet, ob die am Einkauf beteiligten Personen dabei den festgelegten Prozess berücksichtigen. Eine hohe Erfüllungsquote zeigt, dass die Mitarbeiter die Bedeutung der festgelegten Beschaffungspraktiken verstehen und sich daran halten. Eine hohe Erfüllungsrate gewährleistet die Genauigkeit und Einheitlichkeit der Beschaffung in Ihrem Unternehmen, was zu einer Verbesserung der Gesamtmengenrabatte führt, den Wettbewerb unter den Lieferanten bei der Auftragsvergabe erhöht und die Risiken, die mit unangemessenen Einkaufspraktiken verbunden sind, verringert. Mit dem richtigen proaktiven Ansatz für eine konsequente Überwachung der Compliance-Rate des Beschaffungspersonals sollte jede Organisation in der Lage sein, ihre Leistung in den verschiedenen Bereichen zu verbessern, in denen das Personal bei Transaktionen Prozesse einhalten muss.

Anzahl der Lieferanten

Die Anzahl der Lieferanten in Ihrem Beschaffungsteam ist eine wichtige Kennzahl, mit der Sie Ihren Erfolg messen können. Wenn Sie wissen, wie viele Lieferanten mit Ihrem Team zusammenarbeiten und Beziehungen zu ihnen unterhalten, können Sie feststellen, wie effizient Ihr Unternehmen bei der Beschaffung der benötigten Waren und Dienstleistungen ist und welche Art von Kontakten offen und verfügbar sind. Ein gutes Maß für den Erfolg von Lieferantenbeziehungen ist die Fähigkeit, ein breites Spektrum von Lieferanten in Bezug auf Größe, Preis und einzigartige Angebote zu haben, um langfristige Partnerschaften zu pflegen, die für beide Seiten von Vorteil sind. Durch die Überwachung der Anzahl der Lieferanten können Unternehmen sicherstellen, dass sie fundierte Entscheidungen bei der Auswahl von Lieferanten treffen und ihre Beschaffungs-, Einkaufs- und Lieferprozesse weiter optimieren.

Zykluszeit der Bestellung (Purchase Order Cycle Time)

Für eine erfolgreiche Beschaffung ist es wichtig, den Beschaffungszyklus zu verstehen. Je nach Komplexität Ihres Beschaffungsprozesses kann dieser Zyklus lang oder kurz sein; in jedem Fall kann die Überwachung und Optimierung dieser Zyklen den Beschaffungserfolg erheblich beeinflussen. Die Bestellzykluszeit misst die Zeit, die von der Bestellung bis zum Eintreffen des Artikels im Lager vergeht. Ein besseres Verständnis dieser Zykluszeit in der Beschaffungsstrategie kann die Gesamteffizienz steigern. Unternehmen sollten sicherstellen, dass sie ihre Durchlaufzeiten routinemäßig als Leistungsindikator messen und ihre Prozesse entsprechend anpassen.

Bewertung der Lieferantenqualität

Das Supplier Quality Rating ist ein KPI für den Einkauf, der die Leistung von Lieferanten von Waren und Dienstleistungen misst. Es ist ein wichtiges Instrument für Unternehmen, um ihre Lieferanten zu bewerten und sicherzustellen, dass sie ihre Qualitätsstandards erfüllen. Unternehmen können ihre Lieferanten anhand verschiedener Kriterien wie Liefertreue, Preis, Qualität und Reaktion auf Anfragen bewerten. Auf der Grundlage dieser Daten können fundierte Entscheidungen bei der Auswahl künftiger Bezugsquellen getroffen und reibungslose Abläufe sichergestellt werden. Durch die Berücksichtigung der Lieferantenleistung bei zukünftigen Beschaffungsentscheidungen können sich Unternehmen vor Geschäftsunterbrechungen schützen, die durch Lieferantenausfälle oder schlechte Servicequalität verursacht werden können.

Verfügbarkeit der Lieferanten

Das Verständnis von Key Performance Indicators (KPIs) ist für das Management von Beschaffungsprozessen unerlässlich. Einer der wichtigsten Leistungsindikatoren für die Lieferantenverfügbarkeit ist die Zuverlässigkeit und Beständigkeit der Lieferanten bei der rechtzeitigen Lieferung der angeforderten Waren oder Dienstleistungen. Regelmäßige Aktualisierungen der Lieferanten liefern Informationen über ihre Verfügbarkeit und mögliche Verzögerungen oder Probleme, die bei Materiallieferungen auftreten können. Dadurch wird sichergestellt, dass die Einkäufer ein solides Bild von der Fähigkeit ihrer Lieferanten haben, Waren und Dienstleistungen kontinuierlich zu liefern. Eine angemessene Überwachung der Lieferantenverfügbarkeit kann Einkäufern helfen, Risiken zu reduzieren und kostspielige Unterbrechungen in der Lieferkette zu vermeiden.

Lieferanten-Fehlerquote

Die Messung und das Management der Fehlerquote bei Lieferanten ist eine wichtige Aufgabe der Einkaufsabteilungen. Dazu gehören die Verfolgung von Kundenreklamationen, die Analyse der Lieferantenleistung und die strikte Anwendung von Qualitätskontrollen. Der Erfolg dieses Ansatzes hängt davon ab, dass Probleme frühzeitig erkannt werden, bevor sie die Kundenzufriedenheit und das Unternehmenswachstum beeinträchtigen. Auf diese Weise können Unternehmen vorbeugende Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass alle Probleme mit ihren Lieferanten schnell und verantwortungsbewusst angegangen werden. Letztendlich kann eine gut gemanagte Fehlerquote bei Lieferanten den Unternehmen helfen, Geld zu sparen, indem Verluste durch minderwertige Materialien oder fehlerhafte Komponenten aus unzuverlässigen Quellen verringert werden.

Ablehnungsquote und Kosten der Lieferanten

Für Beschaffungsabteilungen ist es von entscheidender Bedeutung, ihren eigenen Erfolg genau und effizient zu überwachen, was bedeutet, dass sie die richtigen Kennzahlen messen müssen. Unternehmen nutzen die Lieferantenablehnungsrate und -kosten als Leistungsindikator (KPI) für den Einkauf, da sie den Erfolg bei der Kontrolle der Produktqualität und des Kostenmanagements aufzeigen. Dieser KPI berücksichtigt sowohl die Anzahl der zurückgewiesenen Artikel als auch die damit verbundenen Kosten, so dass Unternehmen eine genaue Bewertung ihrer Prozesseffizienz erhalten. Schwierigkeiten bei der Kontrolle von Lieferantenablehnungen oder eskalierende Lieferantenkosten sind einige der Bereiche, in denen Unternehmen Raum für weitere Verbesserungen finden können, was zu einer höheren betrieblichen Gesamteffizienz und Kundenzufriedenheit führt.

Vorlaufzeit (Lead Time)

Die Durchlaufzeit ist eine wichtige Kennzahl in der Beschaffung, mit der Unternehmen die Effizienz ihrer Lieferkette messen können. Sie bezieht sich auf die Zeitspanne zwischen der Bestellung und dem Erhalt der Waren oder Dienstleistungen und wird normalerweise in Tagen gemessen. Eine gute Durchlaufzeit kann einen entscheidenden Unterschied bei der Verbesserung der betrieblichen Effizienz ausmachen, da die rechtzeitige Lieferung der benötigten Waren den reibungslosen Betrieb der Produktionslinien aufrechterhalten und die Anzahl der Fehlbestände verringern kann. Eine wirksame Strategie zur Überwachung der Durchlaufzeiten ermöglicht es den Einkäufern, ihre derzeitigen Lieferanten zu bewerten und gegebenenfalls alternative Bezugsquellen zu finden. Ein sorgfältiges Management der Durchlaufzeiten kann sich daher sehr positiv auf das Endergebnis eines Unternehmens auswirken.

Notkaufquote („Emergency Purchase Ratio“, EPR)

Die Notkaufquote ist ein wichtiger KPI für die Beschaffung, den Unternehmen messen sollten, um sicherzustellen, dass ihre Lieferkette sicher und kosteneffizient bleibt. Diese Kennzahl misst den Umfang der Notkäufe in einem bestimmten Zeitraum und ermöglicht es Unternehmen, die Effizienz ihrer Standardbeschaffungsprozesse zu bewerten. Durch die Nachverfolgung von Notfallbeschaffungen erhalten Unternehmen einen Einblick in die Qualität ihrer Lieferantenverträge, in die Reaktionsfähigkeit ihrer Lieferanten auf Lieferanfragen und in mögliche Lücken, die während des regulären Geschäftsbetriebs geschlossen werden müssen. Mit diesem Einblick können Unternehmen ihre Beschaffungsstrategien entsprechend anpassen, um kostspielige Verzögerungen und Lieferengpässe in Zukunft zu vermeiden. Die Aufnahme des Indikators „Emergency Purchase Ratio“ in die KPI-Ressourcen eines Unternehmens kann dabei helfen, Probleme in der Lieferkette zu erkennen, bevor sie auftreten.

Käufe in Zeit und Budget

Die Einhaltung von Fristen und Budgets ist ein wesentlicher Bestandteil der Beschaffung. Sie stellt nicht nur sicher, dass Ressourcen effizient genutzt und finanzielle Ziele erreicht werden, sondern trägt auch zu guten Beziehungen zwischen Käufern und Verkäufern bei. Aus diesem Grund wird sie in vielen Branchen als Leistungsindikator verwendet. Bei der termingerechten Beschaffung geht es darum, die Kosten wirksam zu kontrollieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass die vom Kunden benötigten Produkte oder Dienstleistungen schnell und in hoher Qualität beim Kunden ankommen. Um dieses Ziel erfolgreich zu erreichen, muss ein Beschaffungsteam Erwartungen definieren, Aufgaben priorisieren, Beziehungen zu Lieferanten aufbauen, Lösungen für Hindernisse finden und eng mit anderen Abteilungen wie der Bestandsverwaltung zusammenarbeiten. Wenn diese wichtigen Schritte befolgt werden, kann es leicht gelingen, den Einkauf im Zeit- und Kostenrahmen zu halten und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit zu gewährleisten.

Kosten der Bestellung (Cost of Purchase Order)

Die Bestellkosten (Cost of Purchase Order, COPO) sind ein wichtiger Leistungsindikator (KPI) in der Welt der Beschaffung. Er misst den Gesamtbetrag, der für Bestellungen und Lieferungen ausgegeben wird, einschließlich Versand- und Bearbeitungskosten. Dieser KPI ist besonders nützlich für die Bewertung der Lieferantenleistung, da er zeigt, wie kosteneffizient die Lieferanten sind, und somit einen Maßstab für Einsparungen im gesamten Prozess bietet. Darüber hinaus können COPO-Daten Aufschluss darüber geben, ob Änderungen zur Optimierung des Einkaufszyklus erforderlich sind. Unternehmen können diese KPIs im Laufe der Zeit verfolgen und zur Bewertung der Effektivität ihrer Beschaffungsstrategien nutzen. Die kritische Analyse der COPO-Kennzahlen ist daher ein wichtiger Schritt für Unternehmen, um Kosten zu senken und effiziente Prozesse zu gewährleisten.

Senkung der Beschaffungskosten

Viele Unternehmen suchen heute nach einfachen, aber effektiven Möglichkeiten, ihre Beschaffungskosten und Gesamtausgaben zu senken. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, die „Senkung der Beschaffungskosten“ als Leistungskennzahl (Key Performance Indicator, KPI) in der Beschaffungsabteilung zu definieren. Durch die Festlegung dieses KPI kann das Unternehmen seine bestehenden Ausgabenaktivitäten besser messen und Bereiche mit Potenzial für Kostensenkungsinitiativen schnell identifizieren. Darüber hinaus kann ein umfassender Kostensenkungsbericht erstellt werden, der auf der Grundlage aktueller Informationen aufzeigt, wo Kostensenkungsinitiativen ergriffen werden sollten. Die Verwendung der richtigen KPIs in der Beschaffung kann einen großen Beitrag zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung leisten.

Vermeidung von Beschaffungskosten

Die Vermeidung von Beschaffungskosten ist ein wichtiger Leistungsindikator innerhalb des Beschaffungsprozesses, der den Erfolg der Gesamtbemühungen eines Unternehmens bestimmt. Diese Kennzahl misst nicht nur die durch den Einkauf erzielten Kosteneinsparungen, sondern auch die Implementierung und Umsetzung effektiver Strategien zur Deckung des Einkaufsbedarfs. Mit Hilfe von „Wheeling and Dealing“ können Unternehmen fundierte Entscheidungen über ihre Lieferkette treffen, die zu Einsparungen bei der Beschaffung führen, ohne Kompromisse bei Qualität oder Preis einzugehen. Die erfolgreiche Anwendung von Techniken zur Kostenvermeidung erfordert eine sorgfältige Prüfung von Lieferanten, Verkäufern und Händlern sowie eine klare Bewertung der Risiken und des Gewinnpotenzials, bevor Verträge unterzeichnet werden. Durch den Einsatz proaktiver Verfahren wie korrekte Prognosen, Preistransparenz in Echtzeit, das Sammeln von Marktinformationen, fortgeschrittene Verhandlungsfähigkeiten und die Nutzung alternativer Kanäle für die Wertschöpfung können Unternehmen sicherstellen, dass sie bei der Ausführung von Großaufträgen nur geringe finanzielle Verluste erleiden und dennoch qualitativ hochwertige Waren erhalten. Insgesamt sind sich die Beschaffungsmanager darüber im Klaren, dass das richtige Verständnis dieses KPI ein zuverlässiger Maßstab für den Erfolg bei der Erreichung der Lieferkettenziele ist.

Ausgaben unter Verwaltung (Spend under Management)

Die verwalteten Ausgaben sind ein wichtiger und wertvoller Leistungsindikator (KPI) für die Beschaffung. Er misst den Geldbetrag, der für Waren und Dienstleistungen ausgegeben wird, die von der Beschaffungsabteilung Ihres Unternehmens verwaltet werden. Durch die genaue Überwachung dieser Kennzahl können Unternehmen feststellen, wo ihre Kaufkraft liegt und nach Möglichkeiten suchen, ihre Beschaffungsbemühungen zu optimieren. Wenn die Ausgaben für eine Kategorie oder einen Lieferanten zu hoch sind, kann dies darauf hindeuten, dass das Unternehmen seine Strategie ändern muss, um seine Beschaffungsressourcen besser zu verwalten. Sind die Ausgaben in einer Kategorie oder bei einem Lieferanten hingegen zu niedrig, könnte dies darauf hindeuten, dass das Unternehmen Einsparpotenziale nicht ausschöpft. Das Ausgabenmanagement bietet wertvolle Einblicke in die Beschaffungsprozesse eines Unternehmens und hilft dem Unternehmen, fundierte Entscheidungen über seine Einkaufspraktiken zu treffen.

Beschaffungs-ROI

Die Beschaffung ist ein wichtiger Bestandteil jedes modernen Unternehmens, und die Messung der Kapitalrendite (ROI) der Beschaffungsaktivitäten kann ein wertvolles Mittel sein, um festzustellen, wie effektiv diese Aktivitäten waren. In diesem Zusammenhang klingt der ROI der Beschaffung vielleicht nicht auf den ersten Blick wie ein KPI (Key Performance Indicator) der Beschaffung, aber da die Beschaffung daran arbeitet, Waren und Dienstleistungen für das Unternehmen zu den bestmöglichen Kosten zu beschaffen, kann die Quantifizierung einer Kennzahl wie dem ROI einen Einblick in die direkten Einsparungen geben, die das Team erzielt hat; ein Einblick, der dann für die strategische Planung künftiger Beschaffungsinitiativen genutzt werden kann. Ein Effekt, der über einfache Effizienzsteigerungen hinausgeht, da auch echte finanzielle Verbesserungen erzielt werden!